شعبة التسجيل وشؤون الطلبة

تُعدّ شعبة التسجيل وشؤون الطلبة من أهم الشعب الإدارية والخدمية في الكلية، إذ تمثل الجهة المسؤولة عن جميع شؤون الطلبة منذ لحظة قبولهم وحتى تخرجهم. وتعمل الشعبة وفق تعليمات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي ورئاسة الجامعة، وتُعنى بتنظيم عملية القبول، وتوثيق الحياة الدراسية للطلبة، ومتابعة ملفاتهم الأكاديمية والإدارية، وضمان انسيابية الإجراءات المرتبطة بالدراسة، من تسجيل وجدولة ومتابعة للنتائج والسجلات.

وتسهم الشعبة في بناء بيئة جامعية منظمة من خلال التواصل المباشر مع الطلبة، وتقديم الدعم اللازم لهم، وتوفير المعلومات الأكاديمية الدقيقة، وتنسيق الإجراءات بين الأقسام العلمية والجهات الرسمية داخل الجامعة وخارجها.

وحدة التسجيل

تمثل وحدة التسجيل البوابة الأولى لحياة الطالب الجامعية، وهي المسؤولة عن جميع الإجراءات المتعلقة بقبول الطلبة وتسجيلهم ومتابعة مسارهم الدراسي.

أبرز مهام وحدة التسجيل:

• تنفيذ إجراءات قبول الطلبة المستجدين وتسجيلهم في الأقسام العلمية.
• متابعة تحديث البيانات الدراسية للطلبة خلال سنوات الدراسة.
• تنظيم جداول الدوام والامتحانات بالتنسيق مع الأقسام العلمية.
• متابعة نقل الطلبة بين الأقسام أو الكليات وفق التعليمات.
• إدارة سجلات الانسحاب والتأجيل وقطع الدراسة.
• الإشراف على صحة معلومات الطلبة داخل النظام الجامعي.

تسهم الوحدة في ضمان إدارة سليمة ومنظمة للحياة الدراسية منذ بداية قبول الطالب.

وحدة الشهادات والوثائق

تُعنى وحدة الشهادات والوثائق بإصدار وتوثيق المستندات الرسمية الخاصة بالطلبة والخريجين، مع ضمان دقتها ومطابقتها للسجلات الأكاديمية المعتمدة.

مهام وحدة الشهادات والوثائق تشمل:

• إصدار وثائق التخرج باللغتين العربية والإنجليزية.
• إعداد وطباعـة وتصديق شهادات التخرج وملاحق الدرجات.
• الرد على الكتب الرسمية الخاصة بالتحقق من صحة الصدور.
• توثيق معاملات الخريجين وإرسالها للجهات التي تطلبها داخل العراق وخارجه.
• حفظ وأرشفة السجلات الورقية والإلكترونية الخاصة بالطلبة والخريجين.
• متابعة صحة صدور الوثائق بالتنسيق مع التسجيل وعمادة الكلية.

تعد هذه الوحدة من أكثر الوحدات ارتباطًا بالخريجين والمؤسسات الرسمية لضمان المصداقية الأكاديمية.

وحدة بيانات الطلبة

تختص وحدة بيانات الطلبة بإدارة ومعالجة وحفظ بيانات الطلبة إلكترونيًا، بما يضمن توفير قاعدة بيانات دقيقة ومحدّثة باستمرار.

أهم مسؤوليات وحدة بيانات الطلبة:

• إدخال وتحديث بيانات الطلبة داخل الأنظمة الإلكترونية المعتمدة في الجامعة.
• متابعة نتائج الامتحانات ورصد الدرجات بالتعاون مع الأقسام العلمية.
• إصدار القوائم الفصلية والسنوية الخاصة بالطلبة ونتائجهم.
• إعداد الإحصاءات المتعلقة بأعداد الطلبة، نسب النجاح، ونقل المعلومات إلى الجهات الرسمية.
• الحفاظ على سرية ودقة البيانات وفق المعايير الإدارية المعتمدة.
• دعم الشُعب والأقسام بالمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الأكاديمية.

تسهم الوحدة في تحسين جودة المعلومات وضمان انسيابية التواصل الإداري بين الكلية والجامعة والوزارة.

           استاذ مساعد دكتور صدام علي صالح حمادي

              مسؤول شعبة التسجيل وشؤون الطلبة